一、 业务流程图
　　
　　如图所示为系统中外贸业务处理流程图，从图中可以看出，在业务准备阶段，系统对业务进行预算管理以减少操作风险，预算内容经过审批后，业务进入具体的实施阶段，操作人员围绕预算单进行外贸业务操作，操作围绕着销售与采购两条主线进行，从而形成业务上的信息流，并在收付款、发货等业务环节与资金系统、物流系统结合起来，形成资金与物的一个完整的闭环。而针对来进料加工贸易，系统设计加工业务管理，通过商品等信息与销售、采购业务管理相互关联。这种的流程设计使系统层次清晰，操作规范，并使系统涵盖了大部分进出口贸易类型，可适用于以不同贸易类型为主的外贸公司。

二、 预算管理
　　实际上，系统中的预算管理区分两个层面，一个层面是针对公司、部门对年（季、月）度任务、资金的计划预算，另一个层面是针对业务员的每一笔业务的预算管理，这里介绍的是后一种，
　　从管理的角度看，此功能为出口业务中最重要的一个环节。此环节要求业务员在对外成交之前，根据客户需求信息，填写"预算单"， 如产品品名、规格、技术标准、数量、价格、产品包装、交货期、验收方式、支付条件和运输方式等条款，同时进行成本、利润测算和风险分析，计算业务"换汇成本"、"预估盈利"等，填制完毕后将预算单提交相关人员进行审批，只有通过审批的预算业务，才能进一步实施，从而保证业务的合理性，避免操作过程中的风险。预算管理具有如下特点：
　　1. 系统可针对多种类型贸易进行预算管理，包括一般进出口（自营、代理）、来进料加工贸易（自营、代理）、统购与分销等，不同类型的业务对应着不同的预算管理。如图中显示为自营出口预算单。
　　2. 围绕预算单，业务人员可以制作业务实际运作过程中的收付款计划，作为资金管理人员计算公司在未来某时段的资金压力的依据之一，统一运筹公司资金。
　　3. 预算单区分为授信业务与非授信业务，业务人员可根据实际情况申请使用客户授信，方便业务的开展。
　　4. 预算管理的内容可根据预算单类型以及预算单上具体条款的不同，提交相应人员进行审核，从而保证业务的规范性。

三、 销售业务管理
　　系统对销售过程中业务的管理构成销售业务管理，大致具有如下功能：
　　1. 销售合同管理：
　　操作人员可制作各种类型的的销售合同，如自营出口合同（订单）、代理出口合同（订单）、加工贸易合同、进口代理协议、内销合同。
　　销售合同可根据相应的预算单内容自动生成，或者从相同贸易类型的合同中复制业务数据，从而避免重复操作；此外操作人员还可根据合同实际情况对合同未来盈利情况再次进行预核算，合同修改时制作合同变更通知书等。
　　销售合同区分为"准备"、"执行"与"终结"状态，合同在不同状态之间的变更需要经过审批处理，如对执行过程中合同进行修改，必须在计算机中提出申请，经有关人员审批后才可以进行修改，否则无法修改合同数据。
　　系统中一个销售合同可以对应多个采购合同与加工合同，反之一个采购合同或加工合同也可以对应多个销售合同。这种存在于销售合同、采购合同、加工合同之间的对应关系保证了业务数据的可靠性。
　　操作人员可在合同中方便的查询合同相关业务信息，如客户往来情况、合同的资金往来情况、合同执行进程等。
　　2. 询报价管理：制作询报价单，在合同准备阶段，对报价、比价与换盘的业务资料进行管理。
　　3. 销售单管理：根销售方向的不同，销售单区为国外销售单与国内销售单。
　　销售单管理实际上是对于合同执行过程中的业务的管理，它对应销售合同执行过程的一次发货。一个销售合同可以对应多个销售单，从而解决了销售合同分批执行的实际问题；反之，一个销售单也可以对应多个合同，以解决多个销售合同同时出运的问题。
　　系统可根据销售单内容制作业务出口单据，从而减少单据制作的重复工作，并保证数据的及时性与准确性。
销售单与系统中的物流管理相关联，对货物出运、报关、核销信息等行管理；可围绕销售单生成销售出库单，提交库管人员对货物的库存进行管理，对于"直运"的货物，系统可以进行自动出入库处理。
　　针对国外销售业务，系统围绕销售单进行核销单、许可证的管理，包括核销单与许可证的申领、发放与上交等。
　　通过销售单，可随时查看出口发货的进展情况，如是否已经办理了领核销单、办商检、办产地证等；方便的查询商品的库存情况，客户往来情况等相关业务信息。
　　4. 单据制作：
　　外贸业务中，单据制作是重要的业务环节。系统中单证制作工作围绕销售单与信用证进行，保证了 "单""证"中数据的一致性，同时利用数据共享最大程度减少重复操作，实现自动统计和自动打印，帮助单据制作人员快速、及时、准确地制作单证。
　　可制作多种单据，如：商业发票、装箱单、提单、汇票、保险单、检疫证书、证明信、产地证书、Form A、海关发票等，此外系统提供工具供用户根据需要添加用户自定义单证（理论上可自定义无数种单证）。
　　根据单据类别与企业内部分工的不同，不同的单据可分别由不同的操作人员制作完成，如出口单据的制作包括业务制单、储运制单与议付制单，分别对应业务人员、储运部人员以及进程人员。
　　5. 出口信用证管理：系统结合外贸实际操作流程对出口信用证进行管理，包括如下功能。
　　催证：操作人可围绕未到证的销售单制作催证函。
　　信用证到证后公司内部流转的管理，包括信用证到证登记、业务员查询公司到证信息、业务人员认领信用证的管理。
　　审证：审核可由多人同时进行，可输入信用证的主要条款，输出信用证的审查意见供出口方修改。
　　单证制作可参考审证时录入的信用证数据，确保单、证相符。
　　6. 付款管理：对销售业务中付款行为进行管理，它与业务、客户信用管理、财务资金管理等紧密结合，使整个付款流程更加严密、科学。
　　业务人员根据业务情况填制付款申请单并提交管理层进行审批，只有通过审批的付款申请才可以对外付款；审批时可参考大量相关的业务信息，如预算单、合同、本单的资金收支情况等，客户资信情况、客户历史往来情况、合同的发货情况等，以保证付款的合理性。
财务人员根据付款计划（由资金管理系统根据公司资金状况制作）对外付款，付款内容经过审核后可由系统自动生成相应财务凭证。
对于大额付款，如运保费等，为准确核算商品成本，系统允许将付款金额分摊到不同的商品。
　　内销开票：内销业务付货款时包括对应的增值税发票管理，并根据发票内容制作财务凭证。
　　7. 收款收汇：可输入银行收汇进帐单，确定运、保、佣等销售成本，自动生成应收帐款，并可自动生成财务凭证。

四、 采购业务管理
　　系统对采购过程中业务的管理构成采购业务管理，大致具有如下功能：
　　1. 合同管理：
　　操作人员可制作多种类型的采购合同，如自营进口合同（订单）、代理进口合同（订单）、出口代理协议、国内内购合同等。
采购合同可根据相应预算单自动生成，或从权限范围内所属的同类型合同复制相应数据；制作过程中，可根据合同实际情况对合同未来盈利情况再次进行预核算；
　　系统规定采购合同与销售合同、加工合同之间的数据关系为多对多，充分适应业务的复杂性，又保证了数据的准确性。
为确保数据的规范性，系统将采购合同状态区分为"准备"、"执行"与"终结"，合同在不同状态之间的变更需要经过审批处理。
方便的查询合同相关业务信息，如客户往来情况、合同执行情况等。
　　2. 询报价管理：在合同准备阶段，对询价、比价、还盘的业务资料进行管理。
　　3. 采购单管理：区分为国外采购单与国内采购单。实际上是对应卖方发运货物的管理。
针对国外采购业务，操作人员可根据采购单数据，制作业务进口单据，相关数据可自动生成，如进口报关单、进口保险单等，而且系统可根据需要由用户自定义进口单证。
　　通过采购单，操作人员可对货物的备货、到货等信息进行管理，并与物流系统相关联，制作采购入库单，提交库管人员对商品库存进行管理，对于"直运"的货物，系统可进行自动出入库处理。
　　方便的查询商品的库存情况，客户往来情况等相关业务信息。
　　4. 进口信用证管理：开证、修改、审单、支付、赎单，并可自动生成财务凭证
　　开证审签单：业务人员开证前，可填写审签单，经领导审批通过后对外开证。开证审签单可参考相关业务数据、该客户的业务往来以及银行授信额度（针?quot;免保"类型信用证）等信息。
　　开证申请书：业务人员制作银行开证申请书，系统提供多种申请书格式，可制作不同银行的开证申请。
　　单据审核：根据开证申请书审核银行到单内容，审核通过可对外承付，办理赎单业务，如有不符点，可制作不符点通知书等，
　　5. 付款管理：对采购业务中付货款以及费用的操作进行管理。付款管理与业务、客户信用管理、财务资金管理等紧密结合，使整个付款流程更加严密、科学。
　　业务人员填制付款申请单并提交管理层进行审批，审批时可查阅相关的业务资料（如预算单、合同、本单的资金收支情况等），货物的到货情况、客户资信情况以及客户历史往来情况等。
　　财务人员对外付款，由资金管理部门根据公司资金状况做出付款计划，出纳根据计划对外付款并生成相应财务凭证。
　　采购发票：对国内采购业务，对方开出的增值税发票情况进行管理，并可根据发票内容生成财务凭证。

五、 加工业务管理
　　加工业务管理除具有与销售、采购业务相似的合同、付款管理等功能外，还具有如下与加工特色相适应的功能。
　　1、 生产计划安排：通过制定生产单对加工产品的生产计划做出安排。
　　2、 原材料调拨与成品收购：对应加工手册的管理，与库存系统相关联，录入来进料加工具体执行的实际情况、进口总值和出口总值，系统根据出口成品的耗料情况，自动反映出对应的剩余耗料数量信息等，情况一目了然、查阅方便。如是非经仓的商品，由系统自动进行出入库处理。
　　3、 海关手册管理：对加工贸易中的海关手册进行管理，除对海关手册的信息进行管理，还根据海关手册信息自动进行海关手册核销预警，可以提醒您原料是否已经按时全部出口。